Política de Tratamiento de Datos

Política de Tratamiento de Datos Personales  Open Security Network

  1. OBJETIVO:

La política de tratamiento de datos personales de Open Security Network tiene como objetivo entregar al público la información suficiente así como establecer los lineamientos de protección de los datos personales que son y serán objeto de tratamiento por Open Security Network.

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

Esta política se aplicará a la base de datos de Open Security Network que contenga datos personales y que sean objeto de tratamiento como responsable o encargado.

La política de tratamiento es de obligatorio conocimiento para todas las personas naturales o jurídicas vinculadas directa o indirectamente con Open Security Network

  1. DEFINICIONES:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en desarrollo de la política de tratamiento de datos personales de Open Security Network se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

    1. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
    2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
    3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
    4. Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    5. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
    7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
    8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
    9. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    10. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
    11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    12. Acceso restringido: Corresponde al acceso limitado a la información. Open Security Network impedirá el acceso a la información, estableciendo medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo sólo a las personas autorizadas.
  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

En el desarrollo de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 se aplicarán los siguientes principios:

    1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
    2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular;
    3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
    4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
    5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
    6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
    7. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
    8. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y con fundamento en las autorizaciones de los titulares de la información, Open Security Network realizará operaciones que incluyen la recolección de datos, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

El tratamiento de datos se efectuará por Open Security Network única y exclusivamente para las finalidades autorizadas por los titulares de la información.

El tratamiento de Datos Personales por parte de Open Security Network tendrá las siguientes finalidades:

    1. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones como cursos y oferta educativa presencial y virtual.
    2. Actualizar bases de bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir la información a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos previo cumplimiento de las exigencias legales.
    3. Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con Open Security Network y siempre que ello sea estrictamente necesario.
    4. Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de Open Security Network.
    5. Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto.
    6. Enviar mensajes de texto (SMS y USSD), mensajes de datos o realizar llamadas con finalidades de publicidad, prospección comercial, gestión de cobro, e invitaciones a participar en eventos, boletines relacionados con alguno de nuestros servicios y/o gestión propia de la relación contractual dentro del horario establecido por la norma aplicable, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS y USSD, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el titular.
  1. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DATOS PERSONALES

Open Security Network podrá transferir y transmitir los datos personales de los titulares de la información a terceros con quienes tenga una relación comercial. Open Security Network adoptará todas las medidas necesarias para que los terceros que tengan acceso a la información cumplan con la política de tratamiento de datos personales.

Cuando Open Security Network transmita los datos a diversos países o dentro de la República de Colombia suscribirá el respectivo contrato de tratamiento de datos personales de conformidad con lo dispuesto en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

La transferencia o transmisión se hará a aliados, proveedores y terceros nacionales o extranjeros, incluso en países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección a Colombia, para las finalidades establecidas en esta política.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

El titular de la información tiene derecho a:

    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
    3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución;
    6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Open Security Network como responsable del tratamiento de datos personales deberá:

    1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
    2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
    3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
    4.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
    6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
    7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
    8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
    9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
    10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
    11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
    12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
    13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
    14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    16. Efectuar el tratamiento de la información únicamente sobre los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
  1. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Open Security Network como encargado del tratamiento de datos personales deberá:

    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
    2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
    4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
    5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
    6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
    7. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
    8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
    9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
    10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
    11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
    12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

Las peticiones, quejas y reclamos que formulen los titulares de la información para conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

    • Correo electrónico: marketing@opensec.network
    • Funcionario responsable: María Paula Angarita
  1. PROCEDIMIENTO:

Los Titulares podrán ejercer sus derechos únicamente a través de una comunicación por escrito remitida al siguiente formulario.

La información podrá suministrarse a las siguientes personas:

    • A los titulares de la información, sus causahabientes o sus representantes legales.
    • A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    • A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Consulta:

    • El Titular de la información podrá realizar consulta de la información que repose en Open Security Network.
    • Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a cinco (5) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.
    • La información solicitada en el ejercicio del derecho de consulta sólo será remitida a través del mismo correo electrónico indicado en el formulario de la solicitud y al titular de la información.

Peticiones o Reclamos:

El titular de la información (así como sus causahabientes), podrán solicitar a Open Security Network la rectificación, corrección, actualización o supresión de datos personales. El titular de la información deberá presentar una solicitud al responsable del tratamiento, la solicitud deberá contener como mínimo:

    • Los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación (física y/o electrónica), acompañando los documentos que se quiera hacer valer en la reclamación.
    • Toda petición o reclamo deberá contener como mínimo la información señalada en el formulario referenciado en esta Política.
    • Si la petición o reclamo no cuenta con la información completa, el Responsable requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición o reclamo para que subsane las fallas. Si dentro de los dos meses siguientes no subsana, se entenderá desistida la solicitud.
    • Si la petición o reclamo no iba dirigida al Responsable, este último dará traslado a quien corresponda en un término de dos (2) días hábiles, informando de tal situación al solicitante.
    • Una vez recibido el reclamo, se incluirá una leyenda con la expresión “reclamo en trámite” y el motivo de este dentro de la base de datos que almacena el dato personal, en un término no mayor a dos (2) días hábiles después del recibo de la solicitud.
    • Las peticiones o reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de su fecha de radicación. El Responsable podrá ampliar por una única ocasión el término de respuesta por un término no mayor a ocho (8) días hábiles, para lo cual deberá avisar al Titular de tal determinación antes del vencimiento del término inicial.
  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS:

De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.26.1.1. del Decreto 1074 de 2015, Open Security Network hará el registro de la base de datos y de la política de tratamiento de datos personales cuando se reúnan las características a las que hace referencia el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015. 

  1. VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y publicación en el sitio web https://opensec.network con vigencia indefinida.